Checklist tehnic pentru un eveniment corporate

1. Stabilește formatul și momentele

• Data, durata și formatul
• Agenda orientativă
• Responsabilul pentru program

Pornește de la ce se întâmplă în sală: prezentări, paneluri, premiere, cină sau petrecere. Notează momentele în ordine, durata orientativă și persoana care le coordonează. O prezentare cu întrebări din public cere alte surse și intervenții decât un set DJ. Dacă programul se schimbă, marchează ce este confirmat și ce rămâne de stabilit, pentru ca oferta să poată fi discutată pe aceleași informații.

2. Descrie spațiul și accesul

• Plan, fotografii și public estimat
• Acces pentru echipă și echipamente
• Condiții și restricții comunicate de locație

Trimite un plan al locației sau fotografii dinspre public către scenă. Arată unde stau invitații, vorbitorii și ecranele și dacă există zone separate pentru conversație. Menționează interiorul sau exteriorul, lumina naturală și condițiile cunoscute ale locației. Pentru acces, precizează etajul, liftul, traseul de descărcare și intervalul în care echipa poate intra. Alimentarea și amplasarea se clarifică împreună cu locația înainte de confirmare.

3. Numără vocile și sursele audio

• Vorbitori simultani și întrebări din public
• Laptopuri, muzică și program artistic
• Sistemul audio existent, dacă este cunoscut

Pentru fiecare moment, indică numărul persoanelor care vorbesc simultan. Include prezentatorul, invitații unui panel și întrebările din sală. Enumeră laptopurile, materialele cu sunet, DJ-ul sau formația și echipamentele deja existente. Nu este necesar să alegi singur modelele de microfon sau numărul de boxe: descrie utilizarea și spațiul. Distribuția semnalului, monitorizarea și operatorul se stabilesc în soluția propusă și în ofertă.

4. Pregătește prezentările și imaginea

• Lista surselor și materialelor
• Ordinea redării și persoana care dă comenzile
• Versiuni finale pregătite pentru probe

Precizează ce trebuie văzut pe ecran: slide-uri cu text, clipuri, grafică sau imagine live. Notează sursele folosite și cine schimbă prezentările. Pentru alegerea LED sau proiecție contează amplasarea publicului, distanța de vizionare și lumina ambientală. Agrează cu echipa formatul fișierelor și când sunt disponibile versiunile finale. O listă ordonată a materialelor ajută mai mult decât fișiere trimise separat, fără contextul momentului în care trebuie redate.

5. Separă sala de transmisia online

• Platforma și participanții online
• Imagine, sunet și înregistrare dorită
• Acces la internet pentru verificări

Dacă evenimentul este hibrid, descrie ce vede și aude publicul online. Poate fi nevoie de alt flux decât cel afișat în sală. Menționează platforma, participanții la distanță și dacă dorești înregistrare. Discută conexiunea la internet cu locația și cine o poate pune la dispoziție pentru verificări. Prezența unui ecran sau a unui laptop nu stabilește automat o configurație de livestream; sursele, sunetul și operarea trebuie definite împreună.

6. Planifică montajul și probele

• Acces, montaj, probe și deschiderea sălii
• Disponibilitatea vorbitorilor și materialelor
• Lumini după momente și interval pentru demontaj

Pune în același program accesul echipei, montajul, verificarea materialelor, probele vorbitorilor și deschiderea pentru invitați. Durata necesară se stabilește după configurație și condițiile locației. Asigură-te că persoanele care aduc laptopuri sau prezintă pot participa la probe. Comunică și momentul în care se poate demonta. Pentru lumină, precizează zonele care trebuie iluminate și schimbările dorite între prezentări, premiere și petrecere, fără să presupui că toate folosesc aceeași configurație.

7. Delimitează serviciile și trimite brief-ul

• Echipamente și servicii solicitate separat
• Ce există deja și cine îl operează
• Mesaj verificat și documente atașate în aplicație

În cerere, separă echipamentele de transport, instalare și operare. Notează ce furnizează locația sau altă echipă și ce aștepți de la partenerul tehnic. Verifică în ofertă serviciile, responsabilitățile și programul incluse. Nu trebuie să ai toate răspunsurile la început: scrie «de stabilit» unde lipsesc informații. Formularul Acoustiq pregătește un mesaj; verifică-l și trimite-l în aplicația aleasă. Planul, fotografiile și documentele pot fi adăugate acolo ca atașamente.

Ai informațiile de început?

Adaugă data, locația și ce ai nevoie pentru eveniment. Brief-ul opțional din formular poate rămâne incomplet atunci când detaliile urmează să fie stabilite.